COUS文書管理パッケージクラウド

COUS人事給与

COUS人事給与

ファイリングシステムと文書管理システムの運用を一元管理し、紙・電子にとらわれない仕組みをご提供します。公文書の発生から置き換え/引継・廃棄・保存(移管)に至る文書の所在と検索の容易さを実現します。

システム概要図

システム概要図

特長

ニーズに応じて導入形態を選択可能
  • お客様の状況にあった文書ライフサイクルのステップからシステムをご検討いただけます。
  • 紙・電子ともに、文書の発生(収受・起案)から最終段階(引継・廃棄)までライフサイクルの一元化を可能にします。
  • ファイル(簿冊)管理、文書件名管理、書庫管理、電子決裁、情報公開等、必要な機能のみを選択できます。
紙と電子を融合して管理
  • ファイリングシステムと文書管理システムの運用を一元化し、紙・電子にとらわれない管理をご支援します。
  • 「文書件名簿」と「文書ファイル管理簿」を紐づけて登録することで、紙文書の所在情報を管理できます。文書の発生から書庫に引き継いだ文書の所在まで、一元的に検索し、特定できます。
  • 電子メールで届く文書をそのまま電子でファイルし、ペーパーレス化を図れます。
引継・移管・廃棄の適切な管理を支援
  • 書庫のロケーションは視覚的に分かりやすいツリー構造となっており、簡単にファイル(簿冊)を探せます。
  • システムにより引継目録や書庫保存目録が作成でき、担当課及び総務課で保存文書を把握できます。
  • ファイル(簿冊)作成時に「歴史公文書」を登録でき、歴史公文書として保存する文書リストを管理できます。
シンプルで容易な操作方法
  • どなたでもすぐに使いこなせる画面設計です。
  • トップページにお知らせ情報を表示することで、情報の共有や伝達が容易にできます。
  • 未起案文書や未発送文書、下書き文書などの件数が表示され、ミスのない操作を実現できます。
年度切替時のメンテナンスが容易
  • 開始年月日日の設定により、構造改革や人事異動時の変更処理を事前に行えます。
  • 年度切替機能により、過年度の文書の処理が行えます。
  • 兼務している場合でも、一つのユーザIDで簡単に所属を切り替えることができます。

システム導入により期待される効果(メリット)

  • 公文書管理法・情報公開制度への対応が可能です。
  • 紙・電子ともに、文書の発生(収受・起案)から最終段階(引継・廃棄)までライフサイクルの一元化を可能にします。
  • メール連携機能や電子決裁機能によりペーパーレス化が図れます。
  • 文書の所在が明確になり、担当以外の職員様でも必要な文書をスピーディーに取り出すことができます。

画面サンプル

収受文書登録画面

収受文書登録画面
拡大する

ファイリング(簿冊管理)画面

ファイリング(簿冊管理)画面
拡大する

文書検索画面

文書検索画面
拡大する

ページの先頭へ