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神奈川県秦野市様 「COUS自治体メール配信」

一秒でも早く「生きた情報」をタイムリーに伝え、
市民の安心・安全を守りたい

神奈川県秦野市は、緊急時の情報伝達を手厚く行うことを目指し、防災行政無線に加えて、「秦野市緊急情報メール配信システム」を取り入れています。
2010年のシステム更新に伴い、ICCの「COUS自治体メール配信」と「メール配信代行オプション」をご採用いただきました。

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導入の背景

旧メール配信システムの導入と配信代行委託に至った背景をお聞かせください。
メール配信システム導入以前の緊急情報連絡は、防災行政無線を利用していましたが、風向きや天候の影響により聞き取りづらいといった問題がありました。できる限り多くの市民の方に、天候に左右されずに、いち早く緊急情報をお伝えしたいとの思いから、メール配信システムの導入を検討しました。

また、導入当初から、火災や気象警報、市内震度4以上の地震発生などの緊急情報をメール配信することにしていました。
土日、夜間を問わず職員が登庁してメール配信作業を行っていましたが、配信の迅速性や運用上の問題が生じました。

そこで、メール配信を24時間体制で対応して頂ける配信代行機関に委託することを検討しました。
数あるシステム監視、配信代行会社の中から、24時間365日、有人体制で緊急情報の配信を専門に行っているレスキューナウさんが最適であるとの結論になり、配信代行を委託しました。(小宮氏)

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くらし安心部 防災課
課長補佐 小宮譲二 氏


今回、旧メール配信システムからASP型メール配信システムへの切り替えを検討した理由をお聞かせください。

旧メール配信システムは5年間使用し、利用期間満了を迎えたのを機にASP型メール配信システムへの切り替えを検討しました。
一つ目の理由は、コストの削減です。
旧システムはサーバ導入型のシステムでした。利用継続するためには、専用サーバの更新費用やシステム更新費用が発生しますが、ASP型では、サーバを購入する必要がなく保守管理の負担もないためコスト削減になると考えました。

2つ目は、配信速度の向上です。旧システムでは、配信されるまでにどうしても10分程を要していました。
緊急情報を配信する訳ですから、1分1秒でも配信速度を上げたいという思いがありました。
ASP型では、配信速度の問題がクリアできると考えました。(芦川氏)


選定のポイント

数あるASP型メール配信サービスの中から、メール配信代行業務とセットで当社の製品を選んでいただいたポイントはどこにあったのでしょうか。

今回、配信代行業務の契約一本化とコスト・手間を削減することのほか、これまで作り上げてきた運用フローを大きく変えないことを重視しました。これらの条件を全てクリアできたのが、全国の業者の中でICCさんのメール配信システムとレスキューナウさんの配信代行でした。(小宮氏)

ICCさんのメール配信システムは、配信速度が毎分3万通と大変速く、携帯のキャリアを問わず登録が可能という点も魅力でした。
最新のスマートフォンも対応可能となりました。

また、旧システムと比較して、操作性が大変良い点もポイントでした。
職員は迷うことなく簡単に操作が出来るようになりました。
加えて、以前は防災課の2台の端末からだけ操作が可能で、配信の際には各課の担当職員が防災課まで足を運んでいましたが、現在は、庁舎内であればどのPCからでも操作が可能となりました。
担当職員が自席で操作出来るようになったことで迅速性が向上し効率化に繋がっています。(大森氏)

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くらし安心部 防災課
主査 大森孝義 氏


移行時の留意点

システムの移行に伴う登録者数の減少を防止するためにどのような工夫をされましたか。

システム移行期間前に、広報紙を通じてのお知らせを、移行期間中には登録者に対し3回に渡りお知らせメールを配信しました。
その他、市が主催する講演会などを利用して来場者にメール配信のお知らせやQRコード付のチラシを配布しました。
移行時だけでなく、継続的に登録者数を増やすための取り組みも積極的に行っています。
例えば、毎年、入学式を利用して親御さんにチラシを配布してPRしています。

また、学校では別のメール配信システムを利用していますが、子供たちの安全を強化するためにも、緊急情報メール配信システムも併せて登録して頂くようにお願いしています。(大森氏)

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くらし安心部 防災課
課長 芦川義三 氏

他にも、おサイフケータイ機能を利用し簡単に手続きが出来る機械を導入し、防災課が参加するイベントに持参すると「それ何?」と寄って来て登録して頂けます。
登録したいけどやり方がわからないという方には、その場で登録手続きのお手伝いをしています。
とても喜んで頂けました。

また、市民の方が必要とする情報は何かを考え、" 情報を出しすぎず、出さなすぎず"も登録者増へのポイントだと考えています。
努力の甲斐あってか、移行時の登録者数は減少することなく、その後も緩やかな伸びを見せています。

現在、人口に対する登録率は約8%で他市と比べて多い方だと思います。
また、防災無線だけ利用していた頃は、市民から放送内容の問合せが頻繁にありましたが、現在は、ほぼ無いに等しい状況になりました。(芦川氏)


運用体制

メール配信をするために、市役所と配信代行会社間で運用ルールはありますか。

基本的に、気象情報、地震、土砂災害は、レスキューナウさんにて情報収集をし、火災情報は消防署からレスキューナウさんへ情報提供し代行配信していただいています。
J-ALERT(全国瞬時警報システム)の情報もレスキューナウさんに依頼して代行配信していただくことにしており、その他の情報を、各課の職員が配信しています。
また、停電の復旧時間などは不確実な情報を流せないので東京電力さんから情報をいただき確認してから市役所にて配信しています。
初めてのケースは、メール配信すべきか迷うことがあります。その際は、過去の事例を参考にしながら、担当課内で協議し迅速に決定しています。しかし、人命に係わる内容であれば迷わず配信する様にしています。(小宮氏)

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今後の展望

登録数を20,000人(人口の約12%にすることが当面の目標とのことです。
目標達成のために、今後どのような工夫をお考えでしょうか。

まず、これまでのPR活動に加え、新年度より新たに小中学校の保護者会、教育委員会にチラシの配布をお願いしています。加えて、秦野市内に勤務している市外の住民の方にも積極的にPRを行っていきます。

また、メール配信開始当初より、停電、小田急線ストップ、選挙、クマ情報など、これまでにない情報が増えてきています。これらを全て同じ項目に登録していますが、細分化し、市民が必要に応じて" 本当に欲しい情報"だけを選択できるようにしたい。そうすることで満足度を向上させ、更に登録者数増を目指したいと思います。(芦川氏)

※記載の内容は2011年3月上旬のものです。4月上旬時点で29,000名を上回る方に登録いただいています。また、今回の導入事例の取材にご協力いただいた芦川課長様は3月末で勇退され、小宮課長補佐様は防災課課長に昇格されました。


お客様情報

【神奈川県秦野市】
■人 口:169,952 人  ■世帯数:69,565 世帯
(いずれも2011 年3 月1日現在)

■面 積:103.61k ㎡

【秦野市役所】 
〒257-8501 神奈川県秦野市桜町1-3-2
http://www.city.hadano.kanagawa.jp/

秦野市緊急情報メール配信システム
https://mail.cous.jp/hadano/

【配信代行会社データ】
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株式会社レスキューナウ
最新の情報技術を駆使して、危機に対する迅速な救援と復旧、復興と予防に貢献することを企業理念とする危機管理情報の専門企業。24時間365日ノンストップで対応するレスキューナウ危機管理情報センター「RIC24」から、大災害から身近な危機まで、インターネットを駆使して日本全国の豊富な情報源から収集した情報をリアルタイムに配信しています。
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