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COUS文書管理

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概要

ニーズに応じて導入形態を選択可能

・お客様の状況にあった文書ライフサイクルのステップからシステムを検討いただけます。
・ファイル(簿冊)管理、文書件名管理、書庫管理、電子決裁、情報公開等、必要な機能のみを選択できます。

紙と電子を融合して管理

・ファイリングシステムと文書管理システムの運用を一元化し、紙・電子にとらわれない管理をご支援します。
・文書の発生から書庫に引き継いだ文書の所在まで、一元的に検索し、特定できます。

情報の共有や伝達を簡単管理

・トップページにお知らせ情報を表示することで、情報の共有や伝達が容易にできます。
・未起案文書や未発送文書、下書き文書などの件数が表示され、ミスのない操作を実現できます。

引継・移管・廃棄の適切な管理を支援

・書庫のロケーションは視覚的に分かりやすいツリー構造となっており、簡単にファイル(簿冊)を探せます。
・システムにより引継目録や書庫保存目録が作成でき、担当課及び総務課で保存文書を把握できます。

年度切替時のメンテナンスが容易

・開始年月日日の設定により、機構改革や人事異動時の変更処理を事前に行えます。
・年度切替機能により、過年度の文書の処理が行えます。


システム概要図

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メリット

  1. 公文書管理法、情報公開制度への対応が可能です。
  2. 紙と電子を融合して管理・電子ともに、文書の発生(収受・起案)から最終段階(引継・廃棄)までライフサイクルの一元化を可能にします。
  3. メール連携機能や電子決裁機能により、ペーパーレス化が図れます。
  4. 文書の所在が明確になり、担当以外の職員様でも必要な文書をスピーディーに取り出せます。



導入実績・事例

COUS文書管理は全国の自治体様にご利用いただいております。

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