マイナンバー収集・管理代行サービス

昨今、働き方改革が推し進められている中で、「残業時間の削減」や「効率よく仕事を進める」が求められています。

総務・経理のご担当者様においても、日々の業務の中で煩雑に思われ、何か効率化を図りたいと思われている業務はございませんか？

特にマイナンバーにおいては、取り扱う上での煩雑さや、求められるセキュリティの重要度から、年々苦労が増えていくばかりかと思われます。

そこで弊社「マイナンバー収集・管理代行サービス」を利用されて、貴法人の「マイナンバーを取り扱う上での事務負担」や「セキュリティ面における不安」などすべての課題を解決されませんか。

弊社サービスは、ご担当者様が収集対象者リストを作成するだけです！

あとの対応（収集・保管・利用まで）は全て弊社にお任せください！

・収集方法は郵送／スマホどちらからでもお選びいただけます。

・無償提供の専用ツールから各種法定調書の作成も可能です。

・案内文書の追加封入など各種オプションサービスも豊富です。

「自前での収集を止めたい」、「もっと簡単に集めたい」、「そもそもマイナンバーを取り扱いたくない」といった課題はありませんか。

弊社サービスでは、ご担当者様の希望に合わせたマイナンバー収集方法をご提供いたします。

収集方法については、郵送／スマートフォン／代行入力に始まり、返信封筒変更や同封物追加などの様々なオプションを用意しております。

煩わしい収集作業を、弊社がすべて代行委託で対応しますので、安全管理措置規定上におけるリスク軽減から、ご担当者様の業務負担軽減につながります。

マイナンバー収集工程

ご担当者様より収集対象者のリストを頂ければ、５営業日以内で収集キットを発送いたします。

収集キットには下記書類が同封されております。

①郵送での収集の場合

・「個人番号および本人確認書類の提出依頼文書」

・「個人番号取得・利用および委託・委任に関する同意書」

・返信用封筒　　※ご要望に応じて普通郵便、簡易書留郵便、レターパックプラスの選択が可能です。

②スマートフォンでの収集の場合

・「個人番号および本人確認資料の提出のお願い文書」

　　※アプリケーションインストール用のＱＲコードがついています。

お客様のご要望に応じて、お客様が準備された文書を追加封入することも可能です。

③代行入力による収集の場合（書類で保管・管理されている法人様）

・既に従業員・社外個人から収集済マイナンバーが記載された書類と共に身元確認、番号確認が完了した各種書類等を当社に送付していただき当社にて代行入力でデータ化するサービスです。

（処理の流れ）

「マイナンバーを紙で保管している」、「保管書類がどんどん増えている」、「保管や削除の管理が難しい」といった課題はありませんか。

弊社サービスでは、収集・登録されたマイナンバーデータを原本として保管する為、紙媒体での管理・保管が不要となります。

また専用システムで、マイナンバーの登録・参照・削除までの管理が適切に行える為、マイナンバー法に沿った運用が行えます。

さらに収集されたマイナンバーは24時間365日の有人監視体制の下、JQA（一般財団法人日本品質保証機構）からFISCの最新安全対策基準の認定を得た自社データセンター内で適切に管理します。

（地方公共団体／医療機関／金融機関などのお客様にもご利用いただいているセキュリティ対策にも熟考された実績のあるデータセンターです。)

「法定調書作成の対応に追われてしまう」、「法定調書の作成まで請負ってくれる会社がいない」といった問題はありませんか。

弊社サービスでは、収集・登録されたマイナンバーを専用システムから参照し、就労・税務などの業務（書類の作成から提出まで）の中で利用することが出来ます。

さらに税務においては、法定調書の作成までを弊社が行うBPO(委託代行)サービスも提供している為、マイナンバーにおける業務を一貫して弊社がお任せいただけます。

マイナンバー利用

①専用システムを用いた参照と利用

収集されたマイナンバーについては、日々専用システムを通じて確認することが出来ます。

また「だれが」まだ未提出かという情報も随時確認することが出来るため、未提出者へ提出を促すことを行えます。

②各種法定調書の作成が可能

専用システム側に支払金額等の法定調書データを取り込めば、マイナンバー付きの法定調書を作成することが出来ます。

さらに法定調書の作成が煩わしいということであれば、対象データを弊社にお送りしていただくことで、代行で法定調書の作成から発送までを対応させていただくことが可能です。

■作成可能な支払調書

「給与所得の源泉徴収票」「退職所得の源泉徴収票」「給与支払報告書」「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」「不動産の使用料等の支払調書」「非居住者等に支払われる不動産の使用料等の支払調書」「不動産等の売買又は貸付のあっせん手数料の支払調書」「不動産等の譲受けの対価の支払調書」の８帳票

（処理の流れ）